Die WISAG nimmt Ihre E- Rechnung als E-Mail Anhang entgegen. Wir haben dazu ein entsprechendes E-Mail- Postfach eingerichtet. Die E-Mail- Adresse für dieses Postfach erhalten Sie automatisch, wenn Sie Ihre Testrechnung erfolgreich auf unserer Seite hochgeladen haben.

Die WISAG nutzt keine Leitweg-ID. Wir erwarten eine valide WISAG Kostenstelle oder Bestellnummer aus einem WISAG System. Sämtliche Informationen dazu finden Sie in unserer Dokumentation.

Die WISAG unterstützt derzeit die ZUGFeRD Spezifikation 2.X sowie X-Rechnungen nach Euronorm EN16931. Bitte beachten Sie, dass wir ZUGFeRD- Rechnungen nur akzeptieren, wenn diese eine XML Datei enthalten, welche in eine lesbare PDF- Datei eingebettet ist. Der XML-Anhang darf eine der folgenden Bezeichnungen tragen: ZUGFeRD-invoice.xml, factur-x.xml oder xrechnung.xml. In unserer Dokumentation finden Sie weitere Informationen zu den unterstützten Formaten. 

Zusätzlich zu den in der ZUGFeRD 2.X Spezifikation definierten Pflichtangaben entnehmen Sie bitte alle weiteren WISAG Spezifikationen unserer Dokumentation.

Sie können Ihrer Rechnungsmail weitere Dateianhänge in den üblichen Formaten bis zu einer Dateigröße von 25 MB beifügen. Rechnungsanhänge und Rechnungen müssen in derselben E-Mail gesendet werden, die Rechnung sollte hierbei den ersten Anhang darstellen. Seperat versandte Dokumente wie Lieferscheine, Arbeitsnachweise etc. können ohne ein zugehöriges Rechnungsdokument im ZUGFeRD- oder XML- Format nicht verarbeitet werden.

Wir kommunizieren bei der Belegablehnung mit der E-Mail Adresse, von der unser System den Beleg erhalten hat, sowie (wenn valide vorhanden) zusätzlich mit der Mail-Adresse, die uns im Feld EmailURIUniversalCommunication mitgeteilt wurde. Wir senden sowohl automatische Ablehnungen, beispielsweise aufgrund von Formatfehlern, als auch manuelle Ablehnungen- Jeweils mit der Begründung, die die zuständige Person bei der Ablehnung angegeben hat. 

Bitte wenden Sie sich direkt an die zuständige Person aus der WISAG Einkaufsabteilung, mit der Sie in Kontakt stehen.

Option 1:
XML- Anhang fehlt: Es handelt sich nicht um eine ZUGFeRD- Rechnung, sondern lediglich um eine  PDF- Datei. Die zugehörige XML- Datei sollte in den Anhängen der PDF zu finden sein.

Option 2:
Fehlermeldung trotz vorhandenem XML- Anhang: Damit das System den Anhang erkennen bzw. lokalisieren kann, muss dieser eine der folgenden Bezeichnungen tragen:
1. zugferd-invoice.xml
2. factur-x.xml
3. xrechnung.xml
Alternative Bezeichnung führen zu einem Nicht-Erkennen des Anhangs und folglich ebenfalls zu dieser Fehlermeldung.

Ist ein Beleg mit der selben Rechnungsnummer bereits in Abrechnung, dann starten Sie bitte erst nach finaler Ablehnung einen neuen Versandversuch, zum Beispiel zum Nachliefern von Anhängen etc.

Ist der Belegtyp nicht angegeben? Der jewilige Belegcode muss in die Zeile „HeaderExchangedDocument“ eingetragen werden. Die aktuell von uns akzeptierten Belegtypen lauten:

Typ Code          Bezeichnung

380                   Handelsrechnung

381                   Gutschriftanzeige

384                   Rechnungskorrektur

386                   Vorauszahlungsrechnung

326                   Teilrechnung

84                     Gutschrift

389                   Gutschriftsverfahren

Der gängiste Belegtyp ist die reguläre (Handels-) rechnung, Code 380.

3.1. „BuyerReference ungültig/ Validate BuyerOrderReference.“
BuyerReference = BuyerOrderReference = BuyerOrderReferencedDocument; Begriffe werden simultan verwendet.
Kostenstelle fehlt oder ist fehlerhaft.
Mögliche Gründe für einen Fehler in diesem Feld:
- Falsche Kostenstelle
- Falsches Format (z.B. Blanks zwischen den Zahlen, Satzzeichen etc.)
- Zusätzliche Angaben in diesem Feld ( bitte ausschließlich die Kostenstelle angeben, keine sonstigen Buchstaben, Zahlen oder Zeichen)
 

3.2. „BuyerTradeParty ungültig/ Für den Re. Empf. Namen konnte kein Mandant bestimmt werden.“
Firmierung konnte nicht zur Zuordnung ausgelesen/ verwendet werden. Mögliche Gründe:
- Firmierung in XML nicht mit Firmierung auf PDF identisch
- Firmierung nicht komplett ausgeschrieben
- Zusätzliche Angaben in diesem Feld (siehe BuyerReference: Zusätzliche Angaben, Satzzeichen etc. führen zur Ablehnung.

Rechnung ist eine gültige E-Rechnung? Dann kann sofort mit dem elektronischen Rechnungsversand gestartet werden (Pilot vereinbart? Entsprechenden Kostenstellen vorliegen?). Bitte beachten Sie, dass E- Rechnungen ausschließlich über dieses Postfach empfangen werden. Bei Fragen hierzu bitte an den zuständigen WISAG Ansprechpartner wenden.

Diese Meldung stellt keine Fehlermeldung dar, sondern dient lediglich zur Information! Die Mitgabe der Lieferantennummer ist keine Pflicht, es handelt sich um eine Wunschangabe seitens WISAG, welche die automatische Zuordnung des Belegs erleichtert. Ihre Rechnung kann auch ohne diese Angabe verarbeitet werden. Leider ist es aktuell (noch) nicht möglich den automatischen Versand der Meldung abzustellen, wir bitten hierbei um Ihr Verständnis.