Die WISAG nimmt Ihre ZUGFeRD Rechnung als E-Mail Anhang entgegen. Wir haben dazu ein entsprechendes E-Mail- Postfach eingerichtet. Die E-Mail- Adresse an die Sie Ihre Rechnung senden können erhalten Sie, wenn Sie Ihre Testrechnung auf unserer Seite erfolgreich hochgeladen haben.

Die WISAG nutzt keine Leitwegs id. Wir erwarten eine valide WISAG Kostenstelle oder eine Bestellnummer aus einem WISAG System. Sämtliche Informationen dazu finden Sie in unserer Dokumentation.

Die WISAG unterstützt derzeit den ZUGFeRD Standard 1.0 und 2.X . Bitte beachten Sie, dass wir elektronische Rechnungen nur akzeptieren wenn diese eine XML Datei - eingebettet in eine lesbare Pdf Datei enthalten. Die Dateinamen der XML dürfen ausschließlich sein: ZUGFeRD-invoice.xml, factur-x.xml oder xrechnung.xml. In unserer Dokumentation finden Sie Informationen zu den unterstützten Formaten. 

Neben den in der ZUGFeRD 1.0 und 2.X Spezifikation definierten Pflichtangaben entnehmen Sie bitte alle weiteren WISAG Spezifikationen unserer Dokumentation.

Sie können Ihrer E-Mail mit dem Rechnungsdokument weitere Dateianhänge in den üblichen Formaten bis zu einer Dateigröße von 25 MB beifügen. Rechnungsanhänge und Rechnungen müssen in derselben E-Mail gesendet werden. Es können keine vor- oder nachgesendeten Rechnungsanhänge wie Lieferscheine, Arbeitsnachweise usw. ohne ein Rechnungsdokument im ZUGFeRD-Format verarbeitet werden.

Wir kommunizieren bei der Belegablehnung mit der E-Mail- Adresse, von der unser System den Beleg erhalten hat und zusätzlich an die E-Mail-Adresse, die uns im Feld EmailURIUniversalCommunication mitgeteilt wird. Wir senden sowohl automatische Ablehnungen z. B. aufgrund von Formatfehlern als auch manuelle Belegablehnungen durch WISAG Mitarbeiter mit der Begründung, die der Mitarbeiter bei der Ablehnung eingegeben hat, an die sendende Adresse und an eine valide E-Mail-Adresse aus dem Feld EmailURIUniversalCommunication.

Bitte wenden Sie sich an unsere Kollegen aus der WISAG Einkaufsabteilung, mit denen Sie in Kontakt stehen.

Option 1:
XML-Anhang fehlt. Es handelt sich daher nicht um eine ZUGFeRD-Rechnung, sondern lediglich um eine einfache PDF. Der XML-Anhang sollten in den Anhängen zu finden sein.

Option 2:
Fehlermeldung trotz vorhandenem XML-Anhang. Damit das System den Anhang erkennen bzw. lokalisieren kann, muss dieser eine dieser drei Bezeichnungen haben:
1. zugferd-invoice.xml
2. factur-x.xml
3. xrechnung.xml
Alternative Bezeichnung führen zu einem Nicht-Erkennen des Anhangs und folglich ebenfalls zu dieser Fehlermeldung.

Ist ein Beleg mit der selben Rechnungsnummer bereits in Abrechnung, dann starten Sie bitte erst nach finaler Ablehnung einen neuen Versandversuch, zum Beispiel zum Nachliefern von Anhängen etc.

Ist der Belegtyp nicht angegeben? Der jewilige Belegcode muss in die Zeile „HeaderExchangedDocument“ eingetragen werden. Die aktuell von uns akzeptierten Belegtypen lauten:

Typ Code          Bezeichnung

380                   Handelsrechnung

381                   Gutschriftanzeige

384                   Rechnungskorrektur

386                   Vorauszahlungsrechnung

326                   Teilrechnung

84                     Gutschrift

389                   Gutschriftsverfahren

Der gängiste Belegtyp ist die reguläre (Handels-) rechnung, Code 380.

3.1. „BuyerReference ungültig/ Validate BuyerOrderReference.“
BuyerReference = BuyerOrderReference = BuyerOrderReferencedDocument; Begriffe werden simultan verwendet.
Kostenstelle fehlt oder ist fehlerhaft.
Mögliche Gründe für einen Fehler in diesem Feld:
- Falsche Kostenstelle
- Falsches Format (z.B. Blanks zwischen den Zahlen, Satzzeichen etc.)
- Zusätzliche Angaben in diesem Feld ( bitte ausschließlich die Kostenstelle angeben, keine sonstigen Buchstaben, Zahlen oder Zeichen)
 

3.2. „BuyerTradeParty ungültig/ Für den Re. Empf. Namen konnte kein Mandant bestimmt werden.“
Firmierung konnte nicht zur Zuordnung ausgelesen/ verwendet werden. Mögliche Gründe:
- Firmierung in XML nicht mit Firmierung auf PDF identisch
- Firmierung nicht komplett ausgeschrieben
- Zusätzliche Angaben in diesem Feld (siehe BuyerReference: Zusätzliche Angaben, Satzzeichen etc. führen zur Ablehnung.

Rechnung ist eine gültige ZUGFeRD-Rechnung? Dann kann es sofort mit dem elektronischen Rechnungsversand gestartet werden (Pilot vereinbart? Entsprechende Kostenstelle vorliegen?). Bei Fragen hierzu bitte an den zuständigen WISAG Ansprechpartner wenden.

Diese Meldung stellt keine Fehlermeldung dar, sondern dient lediglich als Information! Die Angabe der Lieferantennummer ist keine Pflicht, es handelt sich um eine (optionale) Wunschangabe seitens der WISAG, welche die Zuordnung erleichtert. Die Rechnung kann auch ohne diese Angabe verarbeitet werden.
Leider ist es aktuell (noch) nicht möglich, den automatischen Versand der Meldung abzustellen.